Управление сервисом для арендаторов в бизнес-центрах

Облачное решение по контролю за клиентским сервисом и эффективностью персонала в бизнес-центрах

Service Desk
Administration
Analytics
Marketplace
Sensors
Alloca Service Desk Logo
Service Desk
Administration
Alloca Analytics Logo
Analytics
Alloca Sensors logo
Sensors
Alloca Marketplace logo
Marketplace

Нам доверяют

Это выгодно

Сокращайте затраты и увеличивайте прибыль

Экономьте ресурсы

Alloca позволяет экономить на операционной деятельности, делая процессы прозрачными и измеримыми.

Контролируйте процессы

Вам доступна полная статистика о задачах на предприятии, времени сотрудников и качестве работ.

Повысьте организованность

Ваши сотрудники становятся более организованными, не теряют и не забывают запросы. Все коммуникации, запросы и задачи фиксируются в системе.

Управляйте ролями

Alloca позволяет закрепить разные роли для сотрудников, предоставив им доступ только к той информации, которая им необходима.

Автоматизируйте

Автоматизируйте базовые процессы в компании благодаря Alloca: взаиморасчеты с арендаторами, пропускные, охранные системы и многое другое.

Анализируйте

Получайте фидбек от клиентов с помощью системы оценки услуг. Анализируйте загруженность своих сотрудников и принимайте решения на основе реальных цифр.

Интерфейс Alloca на компьютерах

All-in-one решение для бизнес-центра

Экосистема программного обеспечения Alloca позволяет вам гибко настроить систему именно под ваш бизнес-центр. Оптимизируйте рутинные заявки с помощью Alloca Service Desk, управляйте администрацией и сотрудниками с помощью Alloca Administration, следите за расходами ресурсов и безопасностью с помощью Alloca Sensors, продавайте дополнительные услуги с помощью Alloca Marketplace и анализируйте все показатели при помощи Alloca Analytics.

Экономия человеческих и коммунальных ресурсов

Система распределения и контроля за сервисными заявками в бизнес-центре позволит вам не только видеть реальную загруженность сотрудников, но и планировать оптимизацию на предприятии. Подключив систему беспроводных датчиков в помещениях, вы также сможете следить за тратами на электроэнергию, воду, отопление, и получать своевременные сигналы в случае поломки оборудования или затопления.

Интерфейс Alloca на смартфонах
Интерфейс Alloca на планшетах

Увеличение прибыли и облегчение взаиморасчетов

Упростите взаиморасчеты с арендаторами за платные услуги и автоматизируйте выставление счетов с помощью интеграции Alloca с вашим ERP. Загрузив свой прайс по платному сервису, фиксируйте реальные трудозатраты на их предоставление. Повысьте прибыль бизнес-центра, предоставляя дополнительные услуги от субподрядчиков: доставку воды, курьерские услуги, обслуживание офисной техники, поставку канцелярии, ремонт техники и т. д.

Как это работает

Вот несколько примеров использования Alloca в БЦ:

  1. Менеджер одной из компаний арендаторов на территории вашего БЦ назначил собеседование с новым потенциальным сотрудником. Гость приедет на личном автомобиле, потому просит место на парковке.
  2. Менеджер создает заявку в Alloca Service Desk с указанием имени и номера машины гостя.
  3. Администратор ресепшн фиксирует данные и назначает заявку охране на въезде в БЦ.
  4. В назначенное время охрана пропускает гостя на машине и информирует о свободном месте на гостевой парковке. 
  5. Менеджер закрывает заявку и ставит оценку за успешное выполнение задания.
  1. Сотрудник арендатора на территории вашего БЦ заказал доставку пиццы в офис.
  2. Сотрудник создает заявку в Alloca Service Desk с указанием времени доставки и названием курьерской службы.
  3. Администратор ресепшн получает заявку.
  4. В назначенное время администратор пропускает курьера с пиццей.
  5. Сотрудник компании-арендатора БЦ закрывает заявку и ставит оценку за успешное выполнение задания.
  1. Менеджер одной из компаний на территории вашего БЦ пригласил гостя для проведения деловой встречи.
  2. Менеджер создает заявку в Alloca Service Desk с указанием времени визита и именем гостя.
  3. Администратор ресепшн получает заявку.
  4. В назначенное время администратор пропускает гостя.
  5. Менеджер закрывает заявку и ставит оценку за успешное выполнение задания.
  1. Менеджер одной из компаний на территории вашего БЦ хочет создать пропуск для нового сотрудника компании.
  2. Менеджер создает заявку в Alloca Service Desk с указанием имени сотрудника, к заявке он прикрепляет фото сотрудника и подтверждающие документы.
  3. Администратор ресепшн получает заявку, и назначает задачу на изготовление пропуска отделу безопасности БЦ.
  4. После изготовления пропуска администратор доставляет пропуск менеджеру компании-арендатора и меняет статус заявки на “Выполнено”.
  5. Менеджер закрывает заявку и ставит оценку за успешное выполнение задания.
  1. Офис-менеджер компании-арендатора БЦ обнаружила, что в одном из кабинетов перегорела лампочка.
  2. Офис-менеджер создает заявку в Аллоке о необходимости замены лампочки. 
  3. Администратор ресепшн получает заявку, уточняет вид лампочки в комментариях к заявке и перераспределяет ее на дежурного электрика.
  4. Электрик принимает заявку, отправляется в офис компании-арендатора и меняет лампочку.
  5. Офис-менеджер закрывает заявку и ставит оценку работе электрика.
  1. Офис-менеджер компании-арендатора БЦ хочет решить проблему с неисправным кондиционером на кухне.
  2. Офис-менеджер создает заявку в Аллоке о необходимости ремонта. 
  3. Администратор ресепшн получает заявку и перераспределяет ее на дежурного технического специалиста.
  4. Специалист принимает заявку, отправляется в офис компании-арендатора, проводит диагностику и ремонт кондиционера.
  5. Офис-менеджер закрывает заявку и ставит оценку работе технического специалиста.
  1. Руководитель технического отдела должен установить фонарь возле нового корпуса БЦ.
  2. Он создает заявку в Alloca на протяжку кабеля и назначает ее на своих подчиненных. 
  3. Специалисты технического отдела получают задание, обсуждают нюансы в комментариях к заявке.
  4. Специалисты получают необходимое оборудование и приступают к реализации. После завершения работ они фиксируют время на выполнение заявки, объем затраченных материалов и другие важные детали.
  5. Руководитель технического отдела закрывает заявку после ее выполнения и ставит оценку работе сотрудников.

Ощутимый эффект от внедрения системы

+ 1 %
Скорость выполнения заявок от арендаторов
+ 1 %
Эффективность использования ресурсов
+ 1 %
Время сотрудника без простоя
+ 1 %
Прибыль от дополнительных продаж

Что говорят наши клиенты

Инна Примха
Инна Примхаадминистратор ТРЦ Skypark
Читай ещё
"Главное – с помощью Alloca мы организовали подачу, обработку и трекинг заявок от арендаторов ТРЦ в одной системе. Благодаря системе мы также получили возможность оценивать работу подрядчика по клинингу, что упростило процесс управления и приема работ."
Ольга Ющенко
Ольга Ющенкоглавный администратор бизнес-центра Horizon Park
Читай ещё
"После подключения Alloca нам удалось упростить работу бухгалтерского и административного отделов с платными услугами для арендаторов. Теперь наши финансисты автоматически получают не только информацию о выполненных услугах, но и детали, вроде объема затраченных материалов."
Олеся Шморгун
Олеся Шморгундиректор бизнес-центра Horizon Park
Читай ещё
"При помощи Alloca нам удалось минимизировать личное общение между сотрудниками БЦ и арендаторами в процессе решения их задач. Мы свели всю коммуникацию в одной системе и свели к минимуму телефонные звонки и email переписки."
Владимир Кучеренко
Владимир Кучеренкоглавный инженер бизнес-центра Horizon Park
Читай ещё
"Использование Alloca помогло нам оптимизировать работу с исполнителями заявок от арендаторов, организовать внутреннюю работу инженеров, упростить работу с администраторами. Alloca помогает анализировать работу сотрудников по времени, что крайне необходимо при планировании нашей работы."
Наталья Иванова
Наталья ИвановаРуководитель проектов компании Dragon Capital Property Management
Читай ещё
"Наше сотрудничество с Alloca началось в 2019 году с двух абсолютно разных объектов офисной и торговой недвижимости. Мы хотели проанализировать эффективность работы Alloca как в торгово-развлекательных, так и в бизнес центрах. Как результат, сейчас мы подключаем второй десяток объектов, включая складские комплексы. Alloca помогает нам автоматизировать административные процессы и убрать человеческий фактор в вопросах учета эффективности управляющей команды. С помощью аналитики я могу быстро узнать, что происходит на всех подключенных объектах и вижу тенденции по всем выполненным работам со стороны администрации и исполнителей."
Предыдущая
Следующая

Часто задаваемые вопросы

Настройка программного обеспечения занимает 1 день. Иногда в зависимости от задач вашей компании процесс запуска может быть дольше. Например, если необходима установка датчиков для Alloca Sensors в помещениях офиса, склада, торгового центра или завода.

Мы начнем с короткого телефонного звонка или переписки – в зависимости от выбранного вами способа коммуникации. Пожалуйста, оставьте ваши контакты в форме на сайте. После первого обсуждения мы предложим план запуска системы для вашего предприятия. В 95% случаев придется только заполнить опросный лист и предоставить список сотрудников вашего предприятия для создания учетных записей в системе.

Да, мы предоставляем возможность использования всех продуктов Alloca по API.

Продукты экосистемы Alloca интуитивно просты. Пользователи начинают использовать программное обеспечение с первого дня. Если вам понадобиться обучение, тренинги или вебинары – мы бесплатно обучим ваших сотрудников и поможем с любыми вопросами в процессе использования.

Для начала работы с продуктами Alloca потребуются только ФИО, email и телефоны сотрудников. Эти данные нужны для создания учетных записей.

Данные владельцев учетных записей Alloca хранятся на серверах в ЕС. Действующие в ЕС международные стандарты обеспечивают безопасность баз данных и беспрепятственную работу с ними с территории других регионов. Перед стартом работ мы заключаем с вами договор о конфиденциальности, защищающий данные ваших клиентов и вендоров от их передачи третьим сторонам с целью их использования в коммерческих и других личных целях.

Да, вы можете использовать свой логотип компании.

Стоимость использования зависит от размера вашего предприятия и от специфики функционала экосистемы программного обеспечения Alloca, который вам необходим. Пожалуйста, свяжитесь с нами через контактную форму на сайте, чтобы узнать детальнее.

Да, вы можете использовать программное обеспечение Alloca бесплатно в течение первого месяца. Этого времени достаточно для обучения и оценки эффективности системы для вашей компании.

Программное обеспечение Alloca работает с любыми устройствами: ПК, планшетами и телефонами. Вы и ваши коллеги можете так же использовать Telegram и Viber боты Alloca. Боты синхронизированы с облачными сервисами Alloca и предоставляют широкий функционал.

Есть подробная отчетность по заявкам. Вы можете просматривать аналитику в разрезе типа заявок, арендатора, исполнителя и т. д. Отчеты генерируются в режиме real-time. Также вы сможете просматривать исторические данные по процессам на предприятии. Количество заявок, которые вы будете создавать в процессе работы, не ограничено и вам не нужно доплачивать за превышение лимитов.

Да, в случае, если заявка не закрыта, исполнителю и заказчику будут приходить напоминания.

4 часа 30 минут

Столько времени нужно, чтобы запустить Alloca в вашей компании

rocket

Остались вопросы?

Свяжитесь с нами, чтобы узнать как Alloca будет полезна именно вам